Postup při podání žádosti

Průběh žádosti, zamítnutí a odvolání

Finanční úřad dané členské země předložené účty po jejich ověření označí, aby nemohly být podány opakovaně, a vrátí je žadateli a vydá rozhodnutí o vratce DPH. Částku DPH, kterou zahraniční finanční úřad uznal k vrácení, zašle žadateli na jeho účet nebo na účet zprostředkovatele. Rozhodnutí o vratce DPH a poučení o odvolání je vždy napsáno v jazyce dané země a má většinou několik stránek. Německý FÚ například všechny účty označí příslušným razítkem. Perforací písmen „VERS BFF“ nebo razítkem s textem, že se vratka z daného účtu uznává nebo razítkem s textem, že se vratka z daného účtu neuznává a k tomuto razítku napíše pracovník německého FÚ kód závady, pro kterou vratku DPH neuznal. V tomto případě přílohu rozhodnutí tvoří seznam kódů s vysvětlujícím textem v němčině. Většina zemí ale tak detailní popis závad na účtech nedělá. Je často na znalostech a praxi žadatele, aby se „dovtípil“, které účty nebyly uznány a proč, a aby se rozhodl, zda nechat účty ihned opravit a proti rozhodnutí finančního úřadu se ve stanovené lhůtě odvolat. Pokud je zamítnuto i odvolání, je možné se obrátit s dalším odvoláním na další instituce příslušné země (soudy, administrativní tribunály, obchodní komory apod.). Zkušenému žadateli (zprostředkovateli) se většinou podaří zachránit celou vratku DPH.


Doba vyřízení

Některé země vrací DPH obvykle do šesti měsíců (Švédsko, Anglie, Slovensko) v případě, že je žádost formálně i věcně správná a úplná. U jiných zemí trvá vyřízení podstatně déle. Doba je závislá na předpisech příslušné země, zkušenostech žadatele s přípravou a podáním žádosti, jeho znalostech příslušných zákonů o vracení DPH z příslušné země a nakonec i na rychlosti pracovníků finančních úřadů, kteří žádost vyřizují.

 

Negativní poznatky z praxe

Často je však pro příslušné pracovníky „obtížné“ vybírat účty z účetní evidence za celý rok. „Děsí“ je řada pořadačů, které by museli projít a vyhledávat vhodné účty, ze kterých je možné vrácení DPH vyřídit. Raději prohlásí, že nemají potřebný limit nebo věc jednoduše „neřeší“. Přitom jde řádově o hodiny práce jednoho pracovníka jednou za rok a finanční přínos bývá pro žadatele často značný. Jedná se vlastně o cca až 10 - 25 % ze zahraničních výdajů a to u některých podnikatelských subjektů může činit značnou částku, která v případě nečinnosti propadá ve prospěch příslušného finančního úřadu. Většina společností a firem má výdaje v několika málo zemích EU a většinou jde jen o některé služby. Proto by postačovalo, aby pracovník, který zakládá účty do účetní evidence, si ověřil při prvním výskytu účtu za často vyskytující se výdaje v dané zemi, zda je možné z něho žádat v příslušné zemi o vratku DPH. Pokud by zjistil, že se DPH vrací, mohl by do účetnictví založit rovnou kopii účtu a originál pro pozdější zpětné zařazení do evidence si označit shodným evidenčním číslem jako zakládanou kopii účtu. Originál účtu poté založit do zvláštního pořadače s názvem „DPH-příslušná země“. Při přípravě žádosti tak odpadne namáhavé vyhledávání účtů a žádost je možné jednoduše zkompletovat. Vlastní vybírání vhodných dokladů pro vratku DPH většinou spočívá v prohledání složek vyúčtování zahraničních cest a přijatých daňových dokladů ze zahraničí.